Liste aide-mémoire déménagement bureaux
Votre bureau ne répond plus à vos besoins en termes d'espace et/ou vous déménagez vers un nouveau site ? Un plan par étape bien étudié assure que tout se déroule comme sur des roulettes. Nos experts ont en tout cas établi cette astucieuse liste aide-mémoire pour le déménagement de votre entreprise.
9 mois avant le jour du déménagement
- Félicitations. Vous avez trouvé un nouveau site pour emménager.
- Vérifier le préavis de votre bail actuel. Informer le propriétaire par courrier recommandé.
- Des travaux d'adaptation sont-ils requis à l'ancienne ou la nouvelle adresse ? Les programmer soigneusement afin d'éviter toute surprise.
- Se concerter avec le propriétaire afin de déterminer la date à laquelle vous pouvez emménager à la nouvelle adresse.
3 mois avant le jour du déménagement
- Convenir d'une réunion avec la société de déménagement. Elaborer un planning réaliste pour les jours de déménagement. Vous déménagez en semaine ou le week-end ? Les déménagements en week-end sont moins perturbateurs, mais coûtent plus chers en heures de travail. Dockx Movers vous conseillera bien volontiers en la matière. Conformément à vos souhaits et dans les limites de votre budget.
- Définir de concert dans quel ordre les départements sont à déménager. Dockx Movers pourra alors déterminer avec précision le nombre de camions de déménagement, de monte-charges et de déménageurs.
- Il est temps d'informer vos collaborateurs. Choisir un support approprié. Soit par le biais d'une circulaire soit par Intranet. Ne pas oublier qu'un déménagement peut représenter également pour vos collaborateurs une source de stress ou d'inconfort. Une communication transparente résout pas mal de questions.
- Avertir vos clients, fournisseurs et partenaires par courrier ou e-mail. Ne pas oublier dans ce cadre vos sous-traitants : distributeur de boissons, plantes, photocopieuses, imprimantes, ... Le moment peut-être de revoir votre contrat avec eux ou de discuter des (meilleures) conditions ?
2 mois avant le jour du déménagement
- Dresser avec Dockx Movers l'inventaire de ce qui doit et ne doit pas être déménagé. Un déménagement est souvent l’occasion idéale pour un grand nettoyage.
- Vos archives doivent-elles suivre le déménagement ? Un archivage en externe pourrait bien représenter une bonne solution. Gage d'économies en termes d'espace et d'argent, également à la location. Dockx Movers propose une conservation professionnelle des archives parmi son éventail de services. N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.
- Convenir d'une réunion de coordination avec les chefs de projet de votre société et de Dockx Movers où les points suivants seront abordés :
- Que faut-il pour faciliter le déménagement ? Déterminer de concert le nombre de boîtes et de caisses nécessaires. Quand doivent-elles être livrées ? Faut-il prévoir une protection spécifique pour le mobilier ?
- Mieux vaut numéroter les boîtes, meubles et accessoires. Utiliser à cet effet des étiquettes qui ne laissent pas de traces de colle. Dockx Movers vous livre ces étiquettes.
- Numéroter les différents locaux en appliquant la méthode suivie par les hôtels (le premier chiffre pour l'étage, le deuxième pour le local, ...). Coller ces numéros à côté des portes et sur le mobilier et les accessoires.
- Qui se charge du démontage et remontage du mobilier ? Soit votre propre personnel, soit le fournisseur des meubles, soit nos déménageurs.
- Quelle que soit la précision du travail effectué, un imprévu malencontreux n'est pas à exclure. Nous vous conseillons dès lors de souscrire une assurance couvrant les dégâts potentiels occasionnés par un déménagement.
- L'entreposage temporaire de marchandises et d'archives peut s'avérer indispensable en période de déménagement. Dockx Movers peut vous y aider. Nous élaborons un devis personnalisé.
- Votre infrastructure IT comporte un trésor en données. Pour ne courir aucun risque, veiller à effectuer des sauvegardes. Les appareils bureautiques doivent être préparés en temps voulu pour le déménagement. Appareils loués ou en leasing ? Dans ce cas, une autorisation écrite de la société de leasing est généralement requise.
- Convenir avec votre propre département IT ou département IT externe de la date de connexion de l'infrastructure à la nouvelle adresse.
1 mois avant le jour du déménagement
- Bien que les directives et la numérotation existent sur papier, ne pas oublier de les transposer dans des procédures. Egalement penser à déterminer l'ordre des chargements afin que tout atterrisse comme il le faut à son nouvel emplacement.
- Les caisses plastiques sont une solution idéale pour les articles de bureau individuels, tels que machines à calculer, téléphone, ordinateurs, petits tableaux, ... Pour les dossiers et classeurs d'archivage, les caisses plastiques sont équipées de porte-dossiers facilitant le chargement et le déchargement des classeurs suspendus.
- Le matériel plus léger peut être emballé dans des boîtes en carton. Indiquer clairement les boîtes ou caisses qui renferment des objets fragiles.
- Fermer soigneusement toutes les boîtes en-dessous et au-dessus à l'aide de ruban adhésif. Ne pas surcharger les boîtes. Ne jamais dépasser le bord à plier afin qu'elles puissent être rapidement empilées en toute sécurité.
- Déposer les boîtes pleines après marquage alignées contre un mur du local, et non pas sur des meubles ou des armoires. Le mobilier demeure alors accessible pour le déménagement.
- Déménager des meubles, bureaux et armoires vides s'effectue plus rapidement que lorsqu'ils sont remplis. Cela pose néanmoins un problème ? Dockx Movers peut sans souci également déménager des armoires pleines. Il vous faut alors néanmoins clairement l'indiquer au préalable.
- Bien vouloir également renseigner au préalable si des objets lourds ou non démontables doivent être déménagés.
- Notifier votre changement d'adresse à :
- Services communaux
- Sécurité sociale
- Fournisseur d'électricité
- Société distributrice du gaz
- Société distributrice de l'eau
- Société de téléphone
- La Poste
- Services d'abonnement aux journaux, magazines, ...
- Fédérations et associations professionnelles
- Tous les fournisseurs
- Veiller à un espace de parking suffisant pendant les jours de déménagement. Sur demande, Dockx Movers se charge des autorisations et interdictions de stationnement auprès de votre commune. S'il s'agit d'un parking privé, avertir en temps voulu les utilisateurs.
1 jour avant le jour du déménagement
- Préparer les ordinateurs et appareils bureautiques au déménagement :
- Débrancher les appareils et enrouler les câbles
- Si besoin, fixer les modules mémoire des ordinateurs
- Retirer les toners et bacs de tri des photocopieuses
- Convenir avec la société d’entretien du nettoyage des locaux après votre départ.
Le jour même du déménagement
- Se trouver sur place amplement à temps. Désigner par département un responsable qui supervise que tout se déroule suivant le plan. Dockx Movers met à disposition un coordinateur projet aux ancienne et nouvelle adresses.
- Prévoir un contrôle d'accès adéquat aux ancienne et nouvelle adresses afin d'éviter les intrusions et le vandalisme.
- Aménager un petit helpdesk pour résoudre les problèmes.
- Pendant le déménagement, les entrées et sorties doivent à tout moment demeurer dégagées. Veiller à ce que les couloirs et ascenseurs soient facilement accessibles.
- Docks Movers assure la protection des vitres, appuis de fenêtre, ascenseurs et revêtements de sol en pierres naturelles. Une attention particulière à accorder ? N'hésitez pas à en discuter avec nos conseillers.
Après le déménagement
- Vérifier que tous les changements d'adresse ont bien été effectués :
- Banque(s)
- Société d'assurance
- Immatriculations des véhicules de société
- Penser également à informer le fisc
- Après le déménagement, Dockx Movers vient enlever les boîtes et caisses vides. Nous contacter pour fixer la date.
- La mission est terminée et menée à bonne fin. Organiser un drink pour tous vos collaborateurs. L'ambiance sera d'emblée au zénith et votre entreprise retrouvera tout aussi vite sa vitesse de croisière.
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